Procedura wyjazdowa i rozliczenie

ZASADY ODBYWANIA I ROZLICZENIA WYJAZDÓW NA PRAKTYKI / STUDIA 

Praktyka musi gwarantować możliwość nabycia kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia studenta.

Praktyki mogą odbywać się w zagranicznych przedsiębiorstwach, placówkach naukowo-badawczych, organizacjach non-profit oraz w innych instytucjach jak muzea, biblioteki, szpitale.

Instytucja oferująca studentowi/ce miejsce praktyki musi być ustanowiona w kraju uczestniczącym w programie.

Praktyka nie może być realizowana w:

• instytucjach Unii Europejskiej
• instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej
• polskich placówkach dyplomatycznych (dopuszcza się pod warunkiem, że język praktyki zagwarantuje jej międzynarodowy charakter).

Praktyki trwają od 60 do 90 dni według Mobility Tool.

Studentom zakwalifikowanym do udziału w programie zalecane jest samodzielne znalezienie odpowiedniej instytucji przyjmującej. Uczelnia może udzielić wsparcia w poszukiwaniu instytucji przyjmującej, jednak nie daje gwarancji jej znalezienia.

Studenci mogą przeznaczyć część stypendium na pokrycie kosztów kursu języka kraju goszczącego podczas odbywania praktyki. Uczestnictwo w kursie językowym nie może wpłynąć na skrócenie czasu pobytu w instytucji przyjmującej.

Przed podpisaniem umowy z uczelnią, student jest zobowiązany dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej list intencyjny od instytucji przyjmującej, zaświadczający o gotowości przyjęcia go na praktykę oraz określający termin rozpoczęcia i zakończenia praktyki.

Instytucja przyjmująca może wymagać od kandydata na praktykę złożenia dodatkowych dokumentów (np. zaświadczenia o niekaralności).

Każdy stypendysta Erasmusa+ jest zobowiązany ubezpieczyć się przed wyjazdem od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz uzyskać odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne (od kosztów leczenia).

Podstawowe ubezpieczenie zdrowotne gwarantuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) wydawana przez NFZ. Szczegółowe informacje znajdują się na stronach NFZ.

Należy również uzyskać informacje od instytucji przyjmującej o wymogach dotyczących ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) i w razie konieczności wykupić odpowiednie ubezpieczenie.

Student jest zobowiązany dokonać rozliczenia z pobytu na praktyce / studiach, w ciągu 10 dni od zakończenia mobilności. 

1. Rozliczenie praktyki obejmuje złożenie następujących dokumentów:

• zaświadczenia o okresie pobytu w instytucji przyjmującej, zawierającego faktyczną datę rozpoczęcia i zakończenia praktyki, według wzoru i w formie określonej przez Uczelnię;
• zaświadczenia o zrealizowaniu założeń programowych praktyki z jej oceną wystawioną przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej, według wzoru i w formie określonej przez Uczelnię;
• Wypełnienie Raportu uczestnika programu Erasmus+ w formie dokumentu on-line;
• Wypełnienie testu językowego przed i po praktyce w formie dokumentu on-line na platformie językowej OLS;
• Dzienniczka Praktyki, prowadzonego przez pierwszy miesiąc pobytu na praktyce, według wzoru i w formie określonej przez Uczelnię – jeżeli praktyka w ramach programu Erasmus+ ma być zaliczona jako praktyka obowiązkowa przewidziana w programie studiów;

Jeżeli wszystkie warunki uzgodnione w „Porozumieniu o programie praktyki” zostaną przez studenta spełnione, okres praktyki zostanie mu uznany i potraktowany jako zaliczenie obowiązkowych praktyk studenckich, o ile są one przewidziane w programie studiów, na zasadach określonych w Regulaminie Praktyk Studenckich AEH.

Jeżeli program studiów nie przewiduje obowiązkowych praktyk, lub student zaliczył już obowiązkową praktykę, informacja o odbyciu praktyki w ramach programu Erasmus+ zostanie zamieszczona w suplemencie do dyplomu.

Decyzje o tym, czy uzgodnione warunki zostały przez studenta spełnione podejmuje Uczelnia na podstawie weryfikacji dokumentów dostarczonych przez studenta.

W przypadku stwierdzenia niezgodności, decyzję co do zakresu zaliczenia podejmuje Uczelnia, która może także zdecydować, czy niespełnienie określonych warunków przez studenta rodzi konieczność zwrotu części lub całości otrzymanego stypendium.

Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności określanej jako „siła wyższa” (tj. sytuacja niezależna od studenta, związana z poważną chorobą lub nieszczęśliwym zdarzeniem). Aby móc zakwalifikować dany przypadek do kategorii „siła wyższa” konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Narodowej Agencji Programu Erasmus+.

2. Rozliczenie studiów obejmuje złożenie następujących dokumentów:

• zaświadczenia o okresie pobytu w uczelni przyjmującej, zawierającego faktyczną datę rozpoczęcia i zakończenia nauki, według wzoru i w formie określonej przez Uczelnię;
• zaświadczenia o zrealizowaniu założeń programu studiów wraz z wykazem uzyskanych wyników według wzoru i w formie określonej przez Uczelnię;
• Wypełnienie Raportu uczestnika programu Erasmus+ w formie dokumentu on-line;
• Wypełnienie testu językowego przed i po zakończeniu mobilności w formie dokumentu on-line na platformie językowej OLS;

Jeżeli wszystkie warunki uzgodnione w „Porozumieniu o programie studiów” zostaną przez studenta spełnione, okres studiów zostanie mu uznany i zaliczony.

Decyzje o tym, czy uzgodnione warunki zostały przez studenta spełnione podejmuje Uczelnia wysyłająca po weryfikacji dostarczonej przez studenta dokumentacji.

W przypadku stwierdzenia niezgodności, decyzję co do zakresu zaliczenia podejmuje Uczelnia wysyłająca, która może także zdecydować, czy niespełnienie określonych warunków przez studenta rodzi konieczność zwrotu części lub całości otrzymanego stypendium.

Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności określanej jako „siła wyższa” (tj. sytuacja niezależna od studenta, związana z poważną chorobą lub nieszczęśliwym zdarzeniem). Aby móc zakwalifikować dany przypadek do kategorii „siła wyższa” konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Narodowej Agencji Programu Erasmus+.

ZASADY WYJAZDÓW NAUCZYCIELI AKADEMICKICH W CELU PROWADZENIA ZAJĘĆ DYDAKTYCZNYCH (STA)

Zasady kwalifikacji

Podstawą kwalifikacji pracownika na wyjazd jest ocena „Indywidualnego programu nauczania” (Staff Mobility of Teaching-Mobility Agreement). Indywidualny program nauczania określa: zakładane cele nauczania, zawartość programu zajęć oraz oczekiwane rezultaty.

Pierwszeństwo przy kwalifikacji na wyjazdy pracowników spełniających w równym stopniu kryteria jakościowe będą miały osoby wyjeżdżające po raz pierwszy.

Podczas jednego wyjazdu nauczyciel akademicki jest zobowiązany do przeprowadzenia co najmniej 8 godzin zajęć dydaktycznych dla studentów uczelni przyjmującej.

Pobyt nauczyciela akademickiego na wyjeździe wynosi od 2 do 10 dni, z wyłączeniem czasu podróży.

Z każdym pracownikiem zakwalifikowanym na wyjazd zostanie sporządzona pisemna umowa.

Przekazanie stypendium pracownikowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez niego wszystkich warunków umowy. Stypendium zostanie wypłacone przelewem bankowym w euro, na konto wskazane w umowie.

Wszystkie zasady, z wyjątkiem tych odnoszących się do przyznanego stypendium, muszą być spełnione w przypadku wyjazdu pracownika, który nie otrzymuje stypendium z budżetu programu Erasmus+ (wyjazd bez stypendium/wyjazd ze stypendium zerowym).

Pracownik zostanie poinformowany o konieczności otrzymania z uczelni pisemnego oświadczenia o okresie pobytu w tej uczelni i zrealizowaniu celu wyjazdu. Zaświadczenie powinno zawierać informację o liczbie godzin przeprowadzonych zajęć dydaktycznych.

Po powrocie z uczelni partnerskiej pracownik jest zobowiązany wypełnić “Raport uczestnika” Programu Erasmusa+. Wypełnienie Raportu uczestnika w systemie on-line jest niezbędne do finansowego rozliczenia wyjazdu.

Pracownik powinien być ubezpieczony (koszty leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej.

Zasady odbywania i zaliczania wyjazdów

• Potwierdzeniem prawidłowego wydatkowania i wypłacania stypendium pracownikowi przez uczelnię stanowią następujące dokumenty:
• umowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem;
• „Indywidualny program nauczania” („Staff Mobility for Teachning-Mobility Agreement”)
• dokument potwierdzający pobyt w uczelni przyjmującej, określający czas pobytu oraz liczbę zrealizowanych godzin zajęć dydaktycznych.
• wypełniony przez pracownika „Raport uczestnika”

ZASADY WYJAZDÓW PRACOWNIKÓW W CELACH SZKOLENIOWYCH (STT)

Zasady kwalifikacji

Podstawą kwalifikacji pracownika na wyjazd jest ocena „Indywidualnego programu szkolenia”. Indywidualny program szkolenia określa: zakładane cele i oczekiwane rezultaty realizowanego szkolenia oraz harmonogram pracy i zadania pracownika.

Pierwszeństwo przy kwalifikacji na wyjazdy pracowników spełniających w równym stopniu kryteria jakościowe będą miały osoby wyjeżdżające po raz pierwszy.

Wyjazd powinien trwać minimum 2 dni robocze i nie dłużej niż 5 dni (z wyłączeniem czasu podróży). W przypadku wyjazdu przekraczającego 5 dni, kolejne dni będą traktowane jako wyjazd z dofinansowaniem zerowym.

Z każdym pracownikiem zakwalifikowanym na wyjazd zostanie sporządzona pisemna umowa.

Przekazanie stypendium pracownikowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez niego wszystkich warunków umowy. Stypendium będzie wypłacone w jednej racie na konto bankowe podane przez pracownika.

Wszystkie zasady, z wyjątkiem tych odnoszących się do przyznanego stypendium, muszą być spełnione w przypadku wyjazdu pracownika, który nie otrzymuje stypendium z budżetu programu Erasmus+ (wyjazd bez stypendium/wyjazd ze stypendium zerowym).

Pracownik zostanie poinformowany o konieczności otrzymania z instytucji przyjmującej pisemnego oświadczenia o okresie pobytu w tej instytucji i zrealizowaniu celu wyjazdu.

Zaświadczenie powinno zawierać informację o charakterze odbytego szkolenia.

Po powrocie z instytucji przyjmującej pracownik jest zobowiązany wypełnić “Raport uczestnika”.

Wypełnienie “Raportu uczestnika” w systemie on-line jest niezbędne do finansowego rozliczenia wyjazdu.

Pracownik powinien być ubezpieczony (koszty leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu za granicą.

Zasady odbywania i zaliczania wyjazdów STT:

Potwierdzenie prawidłowego wydatkowania i wypłacania stypendium pracownikowi przez uczelnię stanowią następujące dokumenty:

• umowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem
• „Indywidualny program szkolenia” („Staff-Mobility-Agreement- Training”)
• dokument potwierdzający czas pobytu w instytucji przyjmującej i zrealizowanie programu szkolenia
• wypełniony przez pracownika „Raport uczestnika”.